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上海中盟国际贸易有限公司成功实施T3企业管理软件
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  上海是一个现代化国际大都会,是国际经济、金融和贸易中心之一,对外贸易的历史悠长,上海中盟国际贸易有限公司就是个国际贸易公司,成立于2002年11月,年产值2亿,具有自营进出口权,投资方台湾太松实业股份有限公司与上海太松实业有限公司系台湾及大陆传统塑胶原料生产和经销商。上海中盟国际贸易有限公司以代理和经销国内外工程塑胶原料,以日本及台湾生产的塑胶原料及板材为主,现已成为几大品牌(如帝人化成、三菱丽阳等)的首席代理之一。随着公司代理产品和销售客户的不断增加、业务快速发展,开始由于财务核算方面的迫切要求,陆续在业务和其他关键环节显现的许多问题,也引起了管理者的重视和关注:

    存货核算量大,数据滞后、不准,直接影响供销业务开展;
    对客户销售过程不能快速掌握,存在漏洞和风险,无法有效的考核激励;
    内部信息不共享,工作效率低,运营成本高。

精细管理初见成效

    上海中盟国际贸易有限公司商品繁杂,主要分为2大类:塑料粒子和压克力板,其中塑料粒子有23个品种和110个型号;压克力板才有50种型号以及上百种规格尺寸,在2仓库存放保管;其中板材零碎、进出量大,繁杂的商品给公司核算和管理上带来了的巨大工作量,也影响了其他协同部门业务发展工作,选择用友T3

    财务部就存货核算月底、月初不断的加班,2个仓库对来对去,先把库存对完了,再对财务的账,财务部陆经理印象最深的是眼睛吃不消和一个“累”字;其实采购和销售部也是同样,用EXCEL记录各自的账,到月底相关部门再集中一起碰头数据,采购部钱经理形象的回忆:“本来月底时大伙就很忙,遇到不一致时候大伙忙得不亦乐乎,免不了还要争的面红耳赤,影响了员工之间的团结和公司的和谐。

    曾经由于仓库存货数据总是差错、不准,造成仓库备货积压导致报废,尤其是在国际市场价格波动期间,由于价格下降,仓库存货跌价惨重,让潘副总十分的痛心,他说:“公司要越做越大,信息化管理必须要跟上,否则会有很多的差错和问题”,在潘副总的积极主导下,决定用信息化管理来彻底解决公司面临的棘手问题。

    选择什么应用呢?潘副总认为用国产的比较契合国内的财税制度,用友软件使用用户特别多,财税部门也十分认可,用友就是潘副总最理想的选择。

    潘副总还考虑本地化持续服务问题,在07年底直接找到用友上海最大的本地化服务伙伴-上海企通软件有限公司,经过双方针对上海中盟国际贸易有限公司的详细需求的沟通与讨论,制定了有效的公司信息化管理措施,同时考虑管理层对信息的实时监控、掌握的特性,决定全面启用用友T3企业管理软件。

    在上海企通软件有限公司帮助指导下,首先对公司的商品、供应商、客户、部门、职员的档案资料进行统一编码和名称,制定了公司业务流程,力求标准与规范,同步针对相关岗位人员进行应用培训和权限划分;在试运行过后,针对过程问题和临时个性化需求问题,细致一一的解答与解决;09年1月在双方通力协做下,上海中盟国际贸易有限公司对软件的稳定性、安全性十分认可,正式启用用友T3企业管理软件管理日常运营工作。
 
    用友T3企业管理软件的运用,获得上海中盟国际贸易有限公司所有人员非常满意的评价,将中层管理人员从烦琐的数据中解放出来,给繁杂的日常工作带来了方便、提高了效率,现在财务、仓库、采购、销售部门再不用月底围着一大堆数据转了,最新数据实时反映,不用到月底才知道准确的数据;同时通过用友T3企业管理软件,建立了所有人员的良好工作习惯,实时地将最新信息数据更新录入,实现了畅通的财务业务一体化管理平台。

    对上海中盟国际贸易有限公司发展最大的价值是在实时、精确数据的基础上,改变了原来粗放的管理模式,让管理提升了一个新的高度,如在采购方面,采购计划以前只能每月做一次,现在前后3天左右就可以得到比较准确的仓库库存量、销售量和资金情况,快速制定采购计划,杜绝了盲目采购,在保证公司发展的同时降低仓库成本13%,减少库存资金占用,增加了5%的流动资金。上海中盟国际贸易有限公司通过信息化管理真正实现了挖掘效益潜力,提高赢利空间。

管控思想深入渗透

    贸易公司每天事情千头万绪,老板最关注什么?是否可以快速、准确的掌握这些关键呢?关键环节是否可以进行有效的管控?上海中盟国际贸易有限公司的潘副总最关心2个内容:往来款和库存量,潘副总风趣的说,以前就他不用电脑,要什么数据就东问西问,问财务、问库存、问业务等等,很麻烦,他快成了公司的“10万个为什么”了,上了用友T3企业管理软件后,感触最深的是对他最关心的2个内容,自己可以随时查阅,很方便,关键是所有人员每个人都方便了,方便掌握最新信息数据不是潘副总的最终目标,潘副总真正的目标是要精细化的管控,掌握库存情况,可以协调进货,掌握往来资金情况,可以平衡收支……

    板材是上海中盟国际贸易有限公司比较难管的商品,零零碎碎,进出很多,以前有时候东西出去了,发票还没开,要不因为是小单子,客户会提出慢慢开、一起开的要求,业务人员可能就拖了,拖到后来忘记了,到最后大家都想不清楚,以前就发生过2笔好几十万的货款遗漏和拖延,这种情况现在不会再发生了,通过用友T3企业管理软件,如对已出货未开票数据都可以清晰的查询,对应收款2个月以上货款进行细致的账龄分析,监督催款收账,并有效的调整策略处理,效果十分明显,到今年应收下降了40%,在金融危机的当前,有效降低了资金给公司带来的潜在风险。

    上海中盟国际贸易有限公司做过的客户上千家,销售人员10多个,原来在接单时,由于不了解准确的成本,每次给客户报价都是按标准价格进行大概的浮动,结果导致30%以上的订单都是亏本的;如何更及时、有效的管控销售过程?这是销售部潘经理经常考虑的问题,潘经理一直希望能及时了解业务人员销售进程情况和制定考核机制、针对对不同客户做价格和信用的控制;如根据是自行提货,还是送货上门不同的服务种类,根据付款周期等有条件进行控制……

    通过用友T3企业管理软件,实现了销售部潘经理的管理要求,潘经理说起信息化带来的变化,总是滔滔不绝:“成本及时准确反映了,并根据客户和服务不同,在软件里对价格上有一定的控制和审批要求,保证每单盈利,光这一项半年减少了50万元的损失;以前我们不知道这个客户一共有多少货款没有回来,我们给他的信用额度是否到了,也不可能随时去查,现在有了警示,超过一定的货款就不能发货,这些方面不错,起到比较好的管控作用。”

    对每个销售人员的销售过程和考核方面,潘经理也欣然认可:“我可以随时查到某个产品、某个销售人员情况,对每一次销售过程处到哪一个环节,也可以比较准确的把握到的;尤其是对销售人员考核,我们主要按销售利润考核,用友T3企业管理软件的销售统计表,可以根据每个业务员得出他目前的毛利是多少,比较快捷方便”。

    在全球金融危机蔓延的当前,上海中盟国际贸易有限公司虽然主要进口材料、国内销售,但公司的大部分客户主要是是出口的外向型企业,订单减少影响比较大,公司作为下游供货商也影响波及到,对此已经积极做好了部署,如加强销售与应收款管理、优化产品结构和调整资源规划等等,其中“修炼”、提升内部管理是公司部署的重点,管控思想已经通过用友T3企业管理软件,深入到上海中盟国际贸易有限公司每一个部门,溶入公司日常运营管理;潘副总感慨的说:“感觉用和不用大有区别,感谢用友、感谢企通,金融危机总会过去”。用友T3企业管理软件助力上海中盟国际贸易有限公司“生意经”,成为公司发展的助推器。

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